Η ψηφιακή υπογραφή εγγράφων Microsoft Word προϋποθέτει να υπάρχει στον χώρο αποθήκευσης πιστοποιητικών των Windows του υπολογιστή, το προσωπικό ψηφιακό πιστοποιητικό χρήστη.
Αν δεν έχουμε αποκτήσει προσωπικό πιστοποιητικό ακολουθούμε τις οδηγίες αυτής της ιστοσελίδας ώστε να παραλάβουμε πιστοποιητικό από την Υποδομή Δημοσίου Κλειδιού Harica το οποίο θα εγκατασταθεί στον χώρο αποθήκευσης πιστοποιητικών των Windows.
Αν διαθέτουμε ήδη προσωπικό πιστοποιητικό θα πρέπει να ελέγξουμε αν είναι εγκατεστημένο στον χώρο αποθήκευσης πιστοποιητικών των Windows του υπολογιστή μας ακολουθώντας αυτές τις οδηγίες. Σε περίπτωση που δεν έχουμε βρίσκεται εκεί συμβουλευόμαστε τις οδηγίες εξαγωγής (IE, Chrome, Firefox) και στην συνέχεια τις οδηγίες εισαγωγής (ΙΕ, Firefox). Ειδικά αν διαθέτουμε πιστοποιητικό σε κρυπτογραφική συσκευή (π.χ. στην ακαδημαϊκή ταυτότητα για το μόνιμο προσωπικό ή σε άλλο usb token) θα πρέπει να συνδέσουμε την συσκευή μας στον υπολογιστή για να εμφανισθεί το πιστοποιητικό μας στον χώρο αποθήκευσης πιστοποιητικών των Windows του υπολογιστή μας.
Προσθήκη πεδίων υπογραφής
Τοποθετούμε τον δείκτη του ποντικιού στο σημείο που θέλουμε να τοποθετηθεί η ψηφιακή μας υπογραφή. Από το βασικού μενού επιλέγουμε Εισαγωγή/ Insert, Προσθήκη Γραμμής Υπογραφής/ Add a signature line.
Στο παράθυρο που εμφανίζεται συμπληρώνουμε προαιρετικά τα ζητούμενα πεδία και πατάμε ΟΚ.
Επαναλαμβάνουμε τη διαδικασία ανάλογα με το πλήθος των πεδίων υπογραφής που θέλουμε να προσθέσουμε.
Προσθήκη ορατής υπογραφής
Κάνουμε διπλό κλικ στο πεδίο της υπογραφής (signature line) που βρίσκεται στο έγγραφο.
Στο παράθυρο που εμφανίζεται επιλέγουμε ΟΚ για να προχωρήσουμε. Πληκτρολογούμε στο πεδίο της υπογραφής είτε το ονοματεπώνυμο μας είτε επιλέγουμε μια εικόνα που έχουμε αποθηκευμένη με την συμβατική υπογραφή μας. Στα πεδία Υπογραφή ως/Signing as και Εκδόθηκε από/Issued by βλέπουμε τα στοιχεία του προσωπικού μας ψηφιακού πιστοποιητικού με το οποίο πρόκειται να υπογραφεί το έγγραφο. Από το κουμπάκι Αλλαγή/Change επιλέγουμε ένα άλλο πιστοποιητικό με το οποίο θέλουμε να υπογράψουμε το έγγραφο (αν έχουμε κι άλλο).
Στο πεδίο με τη γραμμή υπογραφής εμφανίζεται η υπογραφή που προσθέσαμε.
Στο κάτω μέρος του παραθύρου φαίνεται το ειδικό σύμβολο που βεβαιώνει ότι το έγγραφο έχει υπογραφεί ψηφιακά.
Με κίτρινη λεζάντα στο επάνω μέρος επισημαίνεται ότι αυτή είναι η τελική μορφή του εγγράφου που σημαίνει ότι δεν μπορεί να γίνει περαιτέρω επεξεργασία του και γι’ αυτό το λόγο υπογράφουμε το έγγραφο αφού ολοκληρώσουμε την επεξεργασία του. Επιλέγουμε απευθείας Χ για να κλείσουμε το έγγραφο (δεν χρειάζεται αποθήκευση). Ένα άλλο πρόσωπο που θέλει να υπογράψει το έγγραφο στο άλλο πεδίο που υπάρχει, ακολουθεί την ίδια διαδικασία κάνοντας διπλό κλικ στην γραμμή υπογραφής. Σημειώνεται ότι οποιαδήποτε επεξεργασία στο έγγραφο αφαιρεί όλες τις υπογραφές αυτόματα.
Προσθήκη μη ορατής ψηφιακής υπογραφής
Για να υπογράψουμε ψηφιακά ένα έγγραφο χωρίς να εμφανίζεται η γραμμή υπογραφής επιλέγουμε Αρχείο/File->Προστασία εγγράφου/Protect Document-> Προσθήκη ψηφιακής υπογραφής/Add a Digital Signature. Επιλέγουμε ΟΚ στο παράθυρο που εμφανίζεται.
Πληκτρολογούμε στο πεδίο που βλέπουμε το λόγο που υπογράφουμε το έγγραφο (προαιρετικά) και κάνουμε κλικ στο κουμπάκι Υπογραφή/Sign.
Το έγγραφο μας υπογράφεται ψηφιακά κι εμφανίζεται το ειδικό σύμβολο στο κάτω μέρος του παραθύρου. Κάνοντας κλικ στο σύμβολο μπορούμε να δούμε τις πληροφορίες του υπογράφοντα.
